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菲律宾怎么使用虚拟办公场地注册公司?

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企业成立新公司时,第一件事就是租赁办公场所,在菲律宾也不例外。

办公场所通常有共享办公室以及独立办公室两种选择,从长期发展的角度,大多数企业都会选择独立办公室。

现将在马尼拉选址以及租赁办公室的细节整理如下,与朋友们进行分享。

选址

马尼拉大都会共17个城市,17个区,其中比较适合企业选址的有:1.马尼拉市(Manila)是菲律宾的首都以及最重要的经济、文化、教育、工业以及金融中心,产值达到菲律宾的60%,同时也是重要的交通枢纽和贸易往来枢纽。

2.马卡蒂市(Makati)位于马尼拉大都会区域中西部,是菲律宾最大的核心商务区和金融中心。主要银行、企业与百货公司和外国大使馆都坐落于马卡蒂。马卡蒂也以购物和娱乐中心出名,位于EDSA和Ayala大道的Ayala中心有Gloriette和Greenbelt两个大型购物中心。

3.塔吉格市(Taguig)因博尼法西奥全球城(BGC)-整体规划建造的新兴CBD而闻名,被称为小新加坡,有国际学校以及众多办公场所。

4.奎松市(Quezon)菲律宾人口最多、土地面积最大的城市,是菲律宾曾经的首都,也是菲律宾现在主要的经济、文化和交通中心,菲律宾的两所著名学府 — — 菲律宾大学迪里曼分校和马尼拉雅典耀大学也坐落于此。除此之外,还是菲律宾的主要娱乐中心,许多电影、电视节目及音乐在此制作,被誉为菲律宾的好莱坞。

5.曼达卢永市(Mandaluyong)位于马尼拉大都会区域的地理中心,西部与马尼拉市接壤,被誉为“菲律宾虎城”,拥有众多的购物中心、娱乐中心、商业设施、高层写字楼等,亚洲开发银行、生力集团和SM Megamall等购物中心都位于此。

6.帕西格市(Pasig)聚集了众多金融机构总部,BPO总部,以及众多新建的高端写字楼、购物广场和五星级酒店。

7.蒙廷鲁帕市(Muntinglupa)位于马尼拉大都会最南端,与甲米地省和内湖省接壤,购物中心包括Ayala Malls拥有的Alabang Town Center和South Park Centre。拥有多家汽车经销商,包括福特、雪佛兰、三菱等。

总的来看,其中办公场所最集中,企业选择最多的总部办公室地点为Makati和Taguig(BGC),但租金也相对更高,特别是BGC,已成为众多企业的首选,如:中国银行、华为、烽火、电信、J&T、Lazada、Shopee、TikTok、Flash等。

Manila集中有批发市场以及中国城,适合小商品批发贸易及上下游产业,QC(奎松)相对来说地广人稀,适合仓库或者小型加工厂选择。

除此之外,Mandaluyong(曼达卢永)、Pasig(帕西格)、Muntinlupa(蒙廷鲁帕)也比较适合需要直播间或展厅等较大办公场所的企业选择,租金较低,性价比更高。

以上几个地点的租金范围大体如下,物业费通常为200比索(26RMB)/平或按照租金的一定比例进行收取,水电费由于业主以及电力公司的不同,费用也各不相同。

地点

租金范围(人民币)

(不含物业费)

BGC

118–210+/平方米

Makati

98–180+/平方米

Manila

85–130+/平方米

Mandaluyong

(曼达卢永)

76–120+/平方米

Pasig(帕西)

68–110+/平方米

Muntinlupa

(蒙廷鲁帕)

77–120+/平方米

QC(奎松)

65–110+/平方米

选办公室

选址结束后,就需要开始在所在区域找到一栋合适的办公大楼。

菲律宾的办公室信息大多需要通过网页搜索,联系到相关的中介,再阐述需求,中介了解到需求后会开始在现有的办公室资源中寻找,并进行推荐。

办公室通常有毛坯、简装、已经二次装修三种,如果想搬入后直接办公,可以提前告知特殊需求,如:已二次装修,带桌椅等。

在这个阶段,往往会收到大量的信息,企业需要注意做好筛选,步骤与注意事项如下:

1. 找中介每个中介的办公室资源都不同,最好多找几个中介公司,进行对比。在沟通时中介通常会先问公司的基础信息如经营范围、名称等,以及所需面积、预计搬入时间。

2. 选办公室线上筛选后线下的实地查看也非常重要,在菲律宾物业大楼基本都需要提前预约,并且也要与中介提前预约带看时间,通常要提前3–5个工作日。前往时一定要带上护照,在大厅进行登记时需要使用。

3. 意向书如果查看后对整体都比较满意,需要先向物业发送一份意向书,物业收到后才会进行合同的拟定以及其他细节的沟通。

4. 谈价在菲律宾通常一年以上的租期,都可以申请到10%的折扣,但谈价时可以从20%-25%起谈。

注意:

1. 有些物业大楼不接受没有菲律宾公司注册文件的企业,需要提前与中介沟通清楚,筛选出可以在公司注册之前租赁的办公大楼;

2. 中介告知的面积为公摊面积,虽然也会告知实际使用率,通常为82%-85%左右,但也要再实地进行下测量和计算,以免实际使用率与中介告知的相差太多;

3. 关于大楼的可办公时间,需要与业主进行确认,是否为7x24h,会不会有特殊限制。

签合同

由于很多公司都需要使用已租赁的办公地址作为公司注册的地址,但在租赁阶段又没有菲律宾公司名称,所以要与物业沟通清楚,先通过母公司或授权人的形式进行签订,取得菲律宾公司名称后再进行合同信息的更换。

付款、开票

菲律宾物业的收款分为首付款以及每月租金、物业、空调维修费等,首付款通常包括押金,如:三个月的房租、三个月的物业费,以及预付的后三个月的租金等。如果是经过二次装修的办公室,还需要支付二次装修费。

1. 付款付款时企业需要与物业沟通清付款方式,因为有些物业对押金可以接受国际转账,但租金部分需要通过支票支付,而企业在注册公司前无法申请银行公户。如果只接受支票,需要公司授权一位在菲的国家经理或其他代表人,先申请个人账户,再开具支票。

2.开票

A.除了合同外,企业还会收到一份付费清单,包括所有需要支付的具体费用,企业需要对照合同确认好是否已经包含12%的增值税,如果没有包含,物业是不会提供发票的;

B.在签订合同后,需要进行公证,公证之后企业需要缴纳印花税,但企业在这个阶段还没有税号,不进行缴纳时,每天都会产生滞纳金,这时可以与业主协商,请业主进行缴纳,费用汇给业主即可;

C.由于办公室租金可以作为公司成本进行记账报税,而企业完成汇款后还需要一段时间注册公司申请税号,所以可以先让业主开具收据,取得税号后再开具发票进行记账报税即可。在菲律宾业主会预留1–3个月的时间给企业进行装修等,这个阶段就可以开始在办公室办公,而且业主是不收取租金的。

在前期的沟通阶段,最好使用Viber,发邮件的效率会较低,合同的每次修改也都会需要1–2周的时间,企业最好结合各自的汇款周期、内部流程提前准备,从选办公室到搬入的整体周期在1.5–2个月。